A Magia do Personal Maps

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Thiago Brant

Eu já falei sobre o Personal Maps por aqui uma vez, e hoje venho fazer um novo relato após uma incrível experiência! É o que eu digo: quando se trata de Personal Maps, mesmo que dê tudo errado, o resultado final é positivo!

Dessa vez, eu vou explicar a experiência usando o formato sugerido de relatório do Certificado de Práticas do Management 3.0. Quem sabe assim eu possa inspirar as pessoas a encararem esse maravilhoso desafio. Se você quiser o guia oficial de relatório, e até um suporte para fazer o seu, me manda seu e-mail por mensagem! Para mim, a experiência foi um divisor de águas!

Introdução

Semanalmente o time da Agilers se reúne para um Team Moment – um encontro semanal com o intuito de realizar atividades que visam fortalecer o espirito de equipe e aplicar práticas e ferramentas de gestão que costumamos ensinar. Aqui o ditado “Casa de ferreiro, espeto de pau” não cola não! Somos o laboratório de tudo aquilo que ensinamos nos workshops e consultorias.

Aqui o ditado “Casa de ferreiro, espeto de pau” não cola não!

Decidimos nesse encontro fazer um Personal Maps com a equipe

Mas o que é o Personal Maps?

Personal Maps é uma das práticas mais simples e fáceis de aplicar do Management 3.0, mas como todas as outras, tem um poder enorme. E dá pra ver pelo site das práticas que é algo bem simples:

“Comece pegando uma folha de papel vazia ou uma tela em branco no seu tablet e escreva o nome da pessoa no meio. Em seguida, escreva categorias de interesse em torno do nome do seu colega, como casa, educação, trabalho, hobbies, família, amigos, objetivos e valores. Em seguida, expanda o mapa mental adicionando as coisas relevantes que você sabe sobre essa pessoa.”

Como eu costumo dizer nos workshops: trata-se de um mapa mental, mas com um detalhe: o nó central é uma pessoa! E o mapa mental é sobre ela!

Esse primeiro passo é simples, e a seguir você pode fazer diferentes dinâmicas e atividades com esse mapa mental. Logo mais eu vou contar como foi aqui na Agilers! Mas pra conhecer um pouco o histórico dessa ferramenta, vamos de história!

Recentemente eu estive com o Jurgen Appelo, criador do Management 3.0, em um encontro virtual e perguntei a ele sobre o Personal Maps. E fiquei surpreso com a resposta! Nós sempre pensamos nessa dinâmica em grupo, com pessoas usando-a conscientemente para se conhecerem melhor!

Mas o Jurgen me disse que criou o Personal Maps como uma forma de contornar uma limitação dele como líder. Ele tem uma péssima memória para gravar informações de seus liderados (acho que também sofro disso!). E então ele passou a criar um mapa mental para cada liderado, e ele ia preenchendo a medida que descobria alguma informação!

Se alguém citou o filho em uma reunião, Jurgen sacava o mapa mental dessa pessoa e já colocava “Mario tem um filho”. Falou da faculdade? “Shirlene estudou na PUC-Campinas”. E assim ele foi percebendo o quão valioso era conhecer melhor as pessoas, saber mais sobre elas! E a evolução chegou no que hoje conhecemos como o Personal Maps.

Prática M30: Personal Maps criam proximidade em equipes modernas

E por que essa ferramenta agora?

Eu aprensentei para o time da Agilers um novo plano de compensação, recompensas e benefícios (tudo, é claro, baseado em práticas do Management 3.0) com o intuito de tornar a Agilers a primeira opção de trabalho para todos. Como o resultado foi muito positivo, e todos se empolgaram, ficou claro que esse time, essas 7 pessoas, devem tocar esse negócio juntos por um bom tempo!

Como já atuamos juntos há um tempo, e por estarmos empolgados, mas cansados, eu pensei: por que não aproveitar o Team Moment para um momento descontraído e divertido? Que tal fazer um Personal Maps leve e despretencioso? E ainda fortalecer os laços entre os membros do time.

Como fizemos a prática?

Eu optei pelo formato que eu comentei no meu primeiro artigo: a equipe monta o mapa de cada um, que é apresentado por um membro do time em uma sessão de “validação e complemento do personal maps”. Para garantir uma participação uniforme, eu faço assim:

  1. Disponho o mapa vazio de todos de forma circular no quadro (geralmente uso o Miro).
  2. Escolhemos um ponto de partida (dessa vez fiz de forma aleatória, pedindo para alguém escolher um número de 1 a 7).
  3. O escolhido foi o número referente ao Carlos. Então todos se posicionaram no mapa do Carlos e começaram a prencher com o que sabiam (exceto o Carlos, que só podia observar). Para você entender a dinâmica, na imagem de cabeçalho desse artigo tem uma seta indicando onde estava o Carlos.
  4. Após um time-box de 5 minutos, a próxima pessoa do quadro seguindo o sentido horário (nesse caso era o Eri) fica incumbida de apresentar o mapa recém preenchido. Na imagem, você localiza o Eri pelo simbolo da estrela.
  5. Mais 5 minutos em que o Eri apresenta o Carlos, que tem a chance de corrigir e/ou complementar alguma coisa. E é claro, todos dão muitas risadas e se divertem.
  6. E como seguimos? Como o Eri foi o apresentador, agora é o mapa dele que será montado pela equipe, do mesmo jeito que fizemos com o Carlos!
  7. Essa sequencia segue até fechar o círculo. Isso garante que: Todos terão seus mapas preenchidos e apresentados por um colega diferente, e todos irão apresentar algum colega! Não tem erro!

A dinâmica toda durou 90 minutos sem correria. Eu acho que é seguro sempre calcular entre 10 e 15 minutos por participante. Uma sessão de 10 pessoas levaria umas 2,5 horas (e aqui a gente vai percebendo o quão importante é manter os times pequenos!).

Meus aprendizados nessa facilitação

A experiência em si foi um aprendizado imensurável (sobre as pessoas, sobre as características de cada um, e sobre como é bom trabalhar com todos eles)! Mas aqui vão alguns pontos importantes de destaque:

  1. O time-box é importante, mas não se deixe levar por ele! Eu alinhei no início da dinâmica que haveria o risco de não conseguirmos concluir todos os mapas, mas que teríamos um novo encontro para completar caso isso ocorresse. (todos toparam)
  2. Eu dei os 5 minutos em cada etapa, mas não fui rigido quanto a isso. Terminamos antes? OK! Vamos em frente. Atrasou um pouquinho? Perfeito também! Vamos em frente. O resultado: terminamos todos os 7 membros da equipe cravados no time-box!
  3. Não force, não direcione, não fique dando instruções e recomedações constantes. Deixe rolar! Confie na auto-organização do time e deixe a mágica acontecer! Mas é claro, lidere pelo exemplo! Esteja focado, contribua com tudo que puder, participe como apenas mais um membro do time!
  4. Aqui tem um ponto interessante: se você tiver a chance, chame alguém para fazer a facilitação no seu lugar! Assim você será realmente apenas mais um membro da equipe, e não o líder/facilitador! Mas nessa experiência, deixei tudo bem leve e descontraído, então não ficou muito a sensação de alguém diferente dos demais. No artigo anterior eu descrevi como foi facilitar tudo para um outro grupo!
  5. Faça a preparação bem feita! Eu já criei todas as “formas” de Personal Maps com uma imagem do rosto de cada um, em uma sequencia definida aleatoriamente. As pessoas adoram quando chegam em um board e vêem seus nomes, suas fotos! A sensação é de “alguém pensou em mim, alguém se preocupou com isso”.

As pessoas adoram quando chegam em um board e vêem seus nomes, suas fotos!

O que eu faria diferente ou experimentaria no futuro?

O Miro é uma ferramenta espetacular, e muitas vezes sub-utilizada! Na próxima vez que eu for rodar essa dinâmica irei reservar um tempo para mostrar como as pessoas podem colocar imagens e outros elementos para enriquecer o Mapa Mental. Um Personal Maps com imagens, figuras e irreverência é muito mais divertido!

Como nessa dinâmica são outras pessoas que fazem o seu mapa, eu vou tentar nos encontros futuros sugerir que cada um vá adicionando elementos em seus mapas para complementá-los. Mas vou sugerir que deixem para fazer isso com o grupo junto, para termos mais oportunidades de nos conhecermos melhor!

Acho que isso poderia ser um “checkin usando Personal Maps”. No início de algum encontro ou reunião, cada pessoa adiciona um elemento no Personal Maps! Acho que na Agilers isso pode servir para abrir os nossos Team Moments! Vou experimentar e conto para vocês como foi!

E agora?

Eu quero saber como você faz Personal Maps! Eu já ouvi histórias incríveis de dinâmicas diferencidas! Coloque aqui nos comentários ou me mande uma mensagem.

Como eu disse, esse artigo foi escrito em um formato aceito pelo time do Management 3.0 como relatório para o Certificado de Práticas. Que tal tentar o seu? Eu decidi encarar esse desafio no passado, e foi um divisor de águas na minha prática do Management 3.0.

Vamos fazer juntos? Me chama para um bate papo/mentoria!

E se quiser ter essa experiência com uma galera 10, venha fazer um workshop de Management 3.0 com a Agilers!

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