Minha primeira PI Planning do SAFe

Thiago Brant

Thiago Brant

PI Planning

Não há mágica no SAFe. . . exceto talvez na PI Planning.

Autores do Scaled Agile Framework

Eu adoro essa citação, e não haveria outra melhor para abrir esse artigo onde vou contar como foi a jornada da primeira PI Planning que eu participei, um evento relevante e que marcou muito a minha carreira de agilista.

Em fevereiro de 2018, pela Accenture, eu assumi o papel de Agile Coach no projeto de Tranformação Digital da Kroton, que estava na sua fase de transformação ágil, para qual foi escolhido o SAFe (Scaled Agile Framework) como framework de agilidade em escala. Esse projeto teve uma pegada bem especial, porque a Kroton havia decidido implantar o SAFe exatamente como está descrito no roadmap de implantação, seguindo tudo aquilo que o framework trazia.

Como uma ousada diferença: enquanto o SAFe defende o lançamento inicial de um único trem, e após seu start, iniciar o lançamento de novos trens, a Kroton decidiu que seriam lançados 3 trens simultaneamente na primeira PI: os grandes trens Bravo 1 (que cuidava da jornada de ingresso do aluno), o Bravo 2 (que tocava a a jornada acadêmica), e o Echo (responsável por Data & Analytics).

3 Salas, 3 Trens, 1 Objetivo

Eu acabei ficando com o Bravo 1, um trem que inicialmente contava com 3 times, e um total aproximado de 60 pessoas. Essa primeira PI Planning foi em 5 e 6 de abril, então tivemos um pouco mais de 2 meses de preparação.

Trem Bravo 1

Todos os integrantes dos três trens foram treinados e certificados. Eu já havia feito o SAFe Agilist, e participei junto com os POs e PMs da turma de POPM, e junto dos SMs da turma de SSM. Também entrei para a turma de SAFe for Teams, que eu também ajudei a facilitar no segundo lançamento, além de dar algumas aulas de Mindset Ágil. Foi assim que eu iniciei minha jornada SAFe: com 4 certificações no currículo.

Nesse período de preparação, eu apoiei os SMs, POs, PM e RTE na construção das equipes, organização e priorização do backlog e preparação de todo o material da PI Planning (guide de arquitetura, direcionamento de negócios, UI/UX, etc). Muitas sessões de WSJF, Product Backlog Building (que eu tive a honra de presenciar o próprio Fabio Aguiar facilitando), além de muito apoio a todo o time de Portfólio e da coordenação da tranformação digital.

Mas vou falar agora sobre como foram os 3 dias derradeiros! Nós começamos intensamente na véspera da PI Planning. Estávamos no Campus da Kroton em Valinhos, organizando para que tudo estivesse pronto para levarmos para o hotel onde aconteceu o evento. Apresentação, features priorizadas, guias de arquitetura, todos os envolvidos convocados, o “roster dos times” preparado e claro, materiais! Muito material!

Eu fui um dos primeiros a ir para o hotel. Chegamos no meio da tarde para iniciar os preparativos. Montar 3 grandes salas, com todo o aparato para receber os times e as 240 pessoas que participaram desse evento. Foram caixas e caixas de post-its, muitos flip chartas, canetas piloto, durex, e a famosa lã para as dependências do Program Board. Separação das cores certas de post-its para cada mesa, bem como o guia rápido sempre a mão.

Mas o negócio ficou sério mesmo quando no início da noite chegou o nosso MD e o CIO da Kroton. Colocamos a apresentação no telão e começamos a fazer um repasse em cada etapa. E foi nessa hora que eu realmente me dei conta do tamanho do desafio que estávamos nos metendo.

Essa PI Planning foi aberta pelo CEO da empresa, e contou com um pequeno discurso de 3 VPs e do CIO. A gente precisava ajustar o tempo de cada um deles. Toda a abertura tinha que durar uma hora exata para que os times pudessem se dividir nos trens para tocar o planejamento. Tivemos que fazer ajustes e entrar em contato com as pessoas para alinhar: “fulano, você vai ter que falar em 10 minutos, e não mais em 20”. Foi a calibragem final.

Abertura da PI Planning com Rodrigo Galindo, CEO da Kroton

Eu sei que sai do hotel às 2 da manhã e ainda cheguei em casa e precisei imprimir algumas coisas de última hora, para garantir que os times teriam tudo que precisassem na manhã seguinte.

E às 7 da manhã eu estava de volta! Chegamos todos antes para as últimas checagens e recepção das pessoas (vinham de vários lugares do país, de avião, fretado, carona!). E a partir daí entramos em um flow indescritível, que eu só poderia parafrasear a citação do início do artigo: foi mágico!

Os executivos da Kroton deram um verdadeiro show de motivação e engajamento. As apresentações iniciais foram muito inspiradoras e aquelas 240 pessoas sairam do auditório principal totalmente energizadas para os 2 dias de trabalho intenso que se seguiriam. Eu parti para a sala do inesquecível Bravo 1.

A famosa agenda da PI Planning

E lá houve mais um show! A gestão do produto e da arquitetura conseguiu dar o tom do desafios que tínhamos por ali, e conseguiu fazer com que todos abraçassem a causa e se empenhassem na construção do plano. Esse trem foi algo bem particular, porque alguns times nós só conseguimos terminar de formar na véspera! Alguns membros foram apresentados já na PI Planning!

E não parou por aí! A sessão foi iniciada com 3 times formados, que distribuiriam o desenvolvimento das features da jornada de ingresso, aquela que acompanha o futuro aluno desde a decisão por fazer um vestibular, até o momento da matrícula. Mas ao longo do planejamento, vimos que seriam necessários alguns times de serviços focados no trem, e assim terminamos a PI Planning com 6 times!

Isso de longe é uma prática comum no SAFe (e nem recomendável em outros modelos), mas essa ação demonstrou o resultado obtido quando colocamos todos juntos para fazer algo acontecer! Nós não encontramos limites nem barreiras para isso.

O mais incrível foi que para possibilitar essa “manobra”, muitas pessoas teriam que ser desalocadas de projetos que estavam no pipeline da empresa, e em times que ainda não estavam migrando para o SAFe. Mas aí é que a mágica aconteceu: os executivos e tomadores de decisão estavam todos lá, junto com a gente. Resultado: no meio da tarde recebemos a notícia de que todos os outros projetos foram despriorizados e os times poderiam se dedicar à Jornada de Ingresso!

Management Review

Mas ao longo do dia eu acabei nem ficando 100% focado no Bravo 1! Tínhamos algumas dependências com os outros trens, e por isso acabei navegando entre as 3 salas, conversando com Product Managers, Business Owners e RTEs, e garantindo que todas as dependências fossem mapeadas e os acordos firmados. Nossa meta era clara: terminar o segundo dia com um plano factível, e com a concordância de todos os presentes.

Rolaram muitas Scrum of Scrums

A Management Review no final do primeiro dia foi muito bacana, e conseguimos endereçar os principais impedimentos e ajustes necessários. Eles foram comunicados a todos no início do segundo dia, e então partimos para continuar as breakout sessions e concluir os planos.

Durante as breakout sessions

E no segundo dia rolaram coisas bem bacanas:

  • A sessão de ROAM (mapeamento de riscos) foi muito proveitosa, e conseguimos endereçar todos os grandes riscos do programa, com toda a gestão comprometida em saná-los.
  • As saídas para break e almoço foram todas sincronizadas entre os 3 trens (não seria muito efetivo 240 pessoas saindo para almoçar ao mesmo tempo!), e olha que tivemos questões como opções de alimentação vegetarianas e até veganas.
  • As apresentações dos planos preliminares e finais foi ótima! Houve um momento que pra mim foi de muita emoção, e eu até registrei em uma foto: um Vice Presidente da empresa (que lá fazia o papel de Business Owner) , frente a frente com o desenvolvedor de um dos times, discutindo as PI Objectives que eles se propuseram a perseguir. Foi nesse momento que eu parei e pensei: “Como isso é incrível! Quando, na minha trajetória profissional, eu imaginei que veria um Dev dialogando com um VP, cara a cara!”.
O time apresentando seu plano para o Business Owner

E quase no fim do segundo dia, aquele momento tão aguardado: o voto de confiança! No Bravo 1 também foi uma cena emocionante. O rosto de algumas pessoas levantando animadamente a mão com um 5 foi uma demonstração de “tudo isso valeu a pena”.

Voto de Confiança

Estávamos cansados, foi puxado e intenso, muita correria e ação, mas conseguimos! Conseguimos um plano aceito por 240 pessoas, distribuídas em 3 Agile Release Trains e com inúmeras features e desafios tecnológicos. Saímos de lá animados e determinados para executar esse plano.

A Big Room do Bravo 1

E no fim todos se reuniram na piscina para brindar e tirar aquela foto linda do grupo! Ufa! Deu tudo certo!

Missão cumprida no Bravo 2

Eu vou contar depois como foi a execução da PI Planning (conseguimos honrar nossos compromissos?), e se quiserem que eu conte também como foi a minha segunda PI Planning, dessa vez com 540 pessoas e 7 trens, é só comentar aqui me incentivando a registrar esse experiência em palavras!

As tarefas de desenvolvimento de produtos futuros não podem ser predeterminadas. Distribua planejamento e controle para aqueles que podem compreender e reagir aos resultados finais.

Michael Kennedy, Desenvolvimento de Produto para a Empresa Lean

Referências:

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