Niko-Niko Calendar: Uma experiência diferente

Thiago Brant

Thiago Brant

um calendário com um número de círculos

Eu comecei a dar, dentro do leque do Management 3.0, um workshop de Equipes Remotas. A minha primeira turma foi em um domingo e, para minha surpresa, já na segunda de manhã eu recebi uma mensagem muito gostosa no meu slack:

Além de abrir um baita sorriso de ver o conteúdo sendo colocado em prática tão rapidamente, um insight atravessou a minha mente quase que de imediato. Eu já estava programando usar o Niko-Niko Calendar em minha equipe, e a ideia da Nathalie caiu como uma luva no meu plano.

O Niko-Niko Calendar é uma ferramenta onde, diariamente, a equipe se reune para contar que sensação resume o seu dia (dia fantástico, dia bom, dia não tão bom, dia péssimo) e explicar o motivo, e isso é colocado em um calendário, como esse modelo:

E a ideia da Nathalie de usar um Slack Bot me trouxe a solução perfeita para colocar pra rodar o Niko-Niko na minha equipe.

Então primeiro eu configurei o Slack Bot no nosso canal:

E, pra já começar avaliando aonde ia chegar, eu não falei nada pra ninguém. Só deixei a coisa acontecer quando chegasse a hora do primeiro lembrete.

E BINGO! Mesmo sem orientação alguma, as pessoas sacaram e entraram no jogo. Em um canal com 8 pessoas, já tivemos 6 interações na primeira experiência. E, boa notícia, o humor tinha sido bom nesse primeiro dia (é claro, não sabemos até aqui o humor das duas pessoas que não interagiram dessa vez).

Até agora não aparece muito o Niko-Niko nessa história, então vou contar qual é a minha ideia, que eu já comecei a validar nesse primeiro dia: transcrever, diariamente, as reações do time para o Niko-Niko Calendar criado no quadro virtual do time, para criar a experiência completa:

No dia 2, aproveitei a daily para contar a novidade para o time: agora sempre às 16:30 eles receberiam o lembrete, e então era só reagir com a carinha que resumisse aquele dia para cada um. E o lance adicional: começar uma thread contando o motivo dessa escolha. Dessa forma, cumprimos o propósito da atividade que é cada um compartilhar o que foi mais marcante no dia que se passou que justifique esse emoticon.

E já rolou um posicionamento: “Thiago, desse jeito essas carinhas vão mudar, com as pessoas relembrando tudo que aconteceu, não vão ficar tão felizes assim”. Aí eu respondi: “Mas é esse mesmo o propósito da atividade, entendermos o que está pegando pra cada um”.

Mas nem tudo são flores! No dia seguinte, percebi que a adesão a atividade tinha se mantido, ou seja, 3 pessoas da equipe ainda estavam resistentes em participar. E aí vieram alguns feedbacks:

  1. Uma pessoa não se sentia confortável em postar seus sentimentos no grupo, preferia que isso fosse feito com todos reunidos, se olhando (apesar de o grupo em questão só conter 8 pessoas da equipe e ninguém mais)
  2. Um membro do time sentiu que a atividade foi meio imposta, como algo vindo de cima pra baixo sem antes consultar o time.

Decidimos manter a prática até o fim da semana pra ver no que ia dar (sexta seria nossa retrospectiva).

Para me ajudar com esse desafio, recorri ao “Change Management Game”, outra atividade do Management 3.0. Puxei uma cartinha da categoria “Pessoas” que dizia o seguinte:

Como você vai se comunicar?

Pessoas: Conscientização

As pessoas não sabem que a mudança é necessária quando você não a comunica de forma eficaz. Como você pretende comunicar seus objetivos e mudar planos? O que você fará para aumentar a conscientização entre as pessoas sobre a necessidade de mudança?

Bom, ficou claro aqui que eu poderia ter feito esse primeiro passo no início de tudo, né? Mas, tudo são experimentações. Na retrospectiva a ideia é levar a mensagem agora adequadamente, explicando o propósito da atividade, pedindo opiniões e adequando a nossa realidade.

E para essa retrospectiva, usamos uma ideia também do Management 3.0: 360 Degree Dinner. Não foi exatamente um jantar, mas fizemos um bate papo 360 onde todos puderam trocar feedbacks entre si, primeiro focado no papel do Agile Master (eu), depois a Product Onwer e por fim do time de desenvolvimento.

Ao término do feedback, apresentei detalhadamente a ideia do Niko Niko Calendar e ainda assim observei resistência, mais focada em duas situações:

  1. Um membro do time que se declara muito tímido e que não se sente à vontade em expor seus sentimentos dessa forma
  2. Outro membro que também não gosta da ideia de se expor assim pois ainda não se sente confortável com todo mundo (algumas pessoas são bem novas na equipe) e que isso vai acontecer naturalmente com o tempo.

Dessa forma, senti que seria melhor não forçar a barra e realmente deixar que as coisas aconteçam com o tempo, e procurar entender melhor o que acontece com o time para que haja essa resistência e desconforto em se expor. Provavelmente conversarei pessoalmente com todos eles para sentir o que pode estar acontecendo.

Vou deixar o bot rodando, e acompanhando os compartilhamentos que rolarem. Mesmo não sendo unânime, eu consegui perceber, em 4 dias de experiências, 3 coisas bem legais:

  1. Em um dia tivemos 2 pessoas que relataram ter sentido dores durante o dia. Isso explica muita coisa!
  2. Um membro do time classificou seu dia como bom devido a um relarório que estava dando certo (eu vi esse relatório ser citado em duas reuniões no dia seguinte, e na hora lembrei dele!)
  3. Uma pessoa relatou ter tido um dia não tão bom, mas no fim ficamos aliviados pois o motivo tinha sido a conexão de internet (isso rendeu uma conversa boa sobre a situação atual dos provedores de internet no Brasil).

De qualquer forma, todos gostaram muito da sessão de feedback e acharam que a retrospectiva foi muito produtiva nesse formato. Mesmo não tendo acontecido o padrão de retrospectivas (o que foi bom, o que precisa melhorar, plano de ação), todos ficaram com a sensação de que valeu muito a pena e foi muito oportuno. Foi realmente uma ótima oportunidade para criar mais conexão, transparência e confiança no time.

Ah, e logo depois dessa retrospectiva eu fui correndo me reunir com a galera aqui de casa e propus pra eles usar o Niko Niko por aqui. E dessa vez fiz exatamente como a atividade propõe. O legal foi que todos amaram!

Na experiência doméstica foi legal perceber melhor os sentimentos dos outros. Houve uma situação que me demonstrou o poder dessa ferramenta. A Dani vinha colocando bolinha amarela todos os dias (dia bom) e de repente veio com uma bolinha verde (dia maravilhoso). Foi um dia em que não conseguimos nos reunir para discutir, então não foi falado o que houve.

Quando eu vi a bolinha, me lembrei de ter visto a Dani no telefone com a família no dia anterior, e parecia uma conversa muito gostosa. Conversei com a Dani sobre isso, e realmente, o contato com a família tinha feito o dia dela melhor. Foi uma ótima chance de conhecê-la um pouco mais, e ver o que é importante pra ela.

Essas são as práticas do Management 3.0 descritas nesse artigo. Tenho percebido que conhecer as ferramentas e atividades e utilizá-las de forma conjunto é muito poderoso e com ótimos resultados!

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